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Diez consejos sobre el uso de la mensajería instantánea en el trabajo

Te enumeramos diez consejos sobre lo que sí y no debemos hacer al utilizar las herramientas de mensajería instantánea en el trabajo

Este documento está dirigido tanto a administradores como a trabajadores que usan redes informáticas. A continuación enumeramos diez consejos sobre lo que se debe hacer y lo que no, al utilizar este tipo de herramienta en el trabajo:

1. Adoptar una política de usuario para la comunicación mediante mensajería instantánea. Tanto el propietario de una empresa como sus empleados tienen que saber si le parece bien o no a la dirección que utilicen la mensajería instantánea como medio de comunicación con, por ejemplo, clientes o socios comerciales. La política que se elija deberá contener al menos una serie de directrices generales en cuanto a su uso.
   
2. No utilizar la mensajería instantánea en conversaciones confidenciales o para transmitir información delicada. Si una empresa proporciona asesoramiento profesional en los sectores de mercado de valores, finanzas, medicina o derecho, probablemente no sea muy acertado usar la mensajería instantánea. Este tipo de herramienta es más aconsejable para trasmitir información rápida acerca del estado de un proyecto, reuniones, o para averiguar dónde está una persona.
   
3. Organizar las listas de contactos de modo que los contactos comerciales queden aparte de los amigos y los familiares. Las listas de contactos, también conocidas como “listas de conocidos” o “listas de amigos”, contienen los posibles receptores de los mensajes instantáneos. Conviene crear listas distintas para los contactos comerciales y los amigos y familiares. Hay que comprobar que los empleados hagan lo mismo, y asegurarse de excluir hasta la posibilidad remota de que un contacto de la vida personal pueda terminar incluido en una conversación de empresa con un socio o con un cliente, o viceversa. Si todavía no has elegido un programa de mensajería instantánea valora el hecho de organizar las listas de contactos.
   
4. No permitir el abuso de la mensajería instantánea en el trabajo empleándola para conversaciones personales. Es cierto que ejecutivos y el personal realizan llamadas y envían mensajes personales por correo electrónico en el trabajo. Pero todos deben entender que debe hacerse con mesura y que este tipo de conversaciones deben ser las mínimas. Y los propios mandos ejecutivos de la empresa deben hacer lo mismo. En el caso de la mensajería instantánea, se deberán tomar más precauciones. Hay que pedir al personal que deje las conversaciones personales para los descansos o para la hora de la comida. Conviene explicar que la mensajería instantánea sirve para hacer clientes o para generar beneficios para la empresa. Esto es algo que debería incluirse en la política sobre el uso de esta herramienta.
   
5. Recordar que los mensajes instantáneos también se pueden guardar. Hay usuarios que piensan que la mensajería instantánea es estupenda porque se puede bajar la guardia y hacer comentarios que no debería, como hablar mal de un jefe o de un compañero, y borrarlo todo cuando termine. Pero una de las partes que participan en la conversación puede copiar y pegar la conversación entera en un documento de Word. Algunos servicios de mensajería instantánea permiten incluso archivar mensajes completos. Es recomendable tener cuidado con lo que se dice, tal y como se haría con el correo electrónico.
   
6. No comprometer ni la reputación de la empresa ni la propia. Tal vez los tribunales estén aún tratando de determinar la validez de los mensajes instantáneos en materia de calumnia, difamación, y demás cuestiones legales. Es poco probable que las declaraciones de uno acerca de otras personas, la empresa donde trabaja u otras compañías acaben en los tribunales, pero podrían dañar su reputación y su credibilidad, o la de su empresa.
   
7. Cuidado con las infecciones de virus y los riesgos a la seguridad relacionados. La mayoría de los servicios de mensajería instantánea permiten transferir archivos con los mensajes. Si se está trabajando con otras personas en documentos, la transferencia de archivos es fundamental. Hay que informarse acerca de la calidad del sistema de protección del servidor de seguridad propio y decidir si es mejor o no restringir la transferencia de archivos a través de los servicios de mensajería instantánea.
   
8. No compartir información o datos personales a través de un servicio de mensajería instantánea. Incluso si se confía plenamente en la persona con la que se está escribiendo, no es aconsejable incluir información personal como contraseñas o números de tarjetas de crédito, incluso un número de teléfono en cierta manera confidencial.
   
   Hay que tener en cuenta que el texto de la conversación se retransmite a un servidor Web en su camino hacia el contacto. Si alguien, como un empleado de la empresa proveedora del servicio de mensajería instantánea, o incluso un pirata informático, está conectado a la conversación y puede verla, también podrá ver la información personal. Esta situación es poco probable, pero, sin embargo, es mejor enviar este tipo de información a través de un mensaje de correo electrónico cifrado, o no enviarla en absoluto.
   
9. Ser conciso y breve en los mensajes instantáneos y saber siempre cuándo decir adiós. Es difícil estipular cómo usar la mensajería instantánea. Algunos prefieren dejar esta herramienta para saber si un compañero está o no en su mesa de trabajo y, en consecuencia, saber si puede verle en persona o llamarle por teléfono. “Es como asomarse al despacho del compañero”, ilustran. Algunos otros ven en la mensajería instantánea una rápida manera de hacer averiguaciones y obtener información de otros asesores e incluso de abogados. En general se coincide en que es necesario limitar las consultas, ir al grano y evitar palabrerías innecesarias.
   
10. No causar confusión usando un nombre o un estado de usuario engañoso. Los nombres de los usuarios de los servicios de mensajería instantánea, como los del correo electrónico, deben ser coherentes con el resto de los utilizados en la empresa. Y los usuarios deben tener la cortesía de actualizar su estado en los distintos momentos del día, de modo que los demás sepan si están o no disponibles.